Unternehmenswachstum erfolgreich meistern

Herwig Brauneis von INTECO special melting technologies GmbH präsentierte beim Workshop „Faktor Mensch – Unternehmenswachstum erfolgreich meistern ” am 18. Jänner im Impulszentrum Niklasdorf anhand des Projektes „PM für KMU2” praktische Umsetzungsmöglichkeiten, Unternehmenswachstum zu meistern.

Die spannendsten Fragen und die Antworten darauf in der anschließenden Diskussionsrunde haben wir für Sie zusammengefasst:

• Welche Förderungen sind im Zusammenhang mit einem Beratungsprojekt möglich?

Es gibt eine Vielzahl an Förderungsmöglichkeiten, die abhängig sind von der Art des Projektes. Für die Beratung von Inteco wurden die Kosten der Firma Quintessenz GmbH bzw. von Christian Hillebrand von IPNA Unternehmensentwicklung GmbH (Kooperationspartner von Quintessenz GmbH) im Rahmen des Projektes Personalmanagement (PM) für KMU2, vom Land übernommen. Förderungen können aber je nach Projektart bei verschiedensten Stellen, wie zum Beispiel SFG, Land Steiermark oder BMWFJ u.a. beantragt werden.

• Wieviele Stunden hat Herwig Brauneis für dieses Projekt investiert und wie viele Beraterstunden waren für dieses Projekt notwendig?

Für dieses Projekt, dass ca. 18 Monate andauerte, waren nur ca. 30 Beraterstunden notwendig, denn laut Herwig Brauneis und Christian Hillebrand passiert das TUN im Unternehmen. Die Beraterstunden, in Form von 4stündigen Workshops und Gesprächen dienen nur zur Anregung und zum Aufzeigen der Möglichkeiten. Entscheidung und Umsetzung kann nur im Unternehmen passieren. Herwig Brauneis alleine hat für dieses Projekt ca. 15 zusätzliche Stunden benötigt, um die Umsetzung sicherzustellen.

• Was wurde in diesem Projekt umgesetzt?

Unter anderem wurde ein neues Organigramm implementiert und somit wurden neue Stellenbeschreibungen notwendig. Im Zuge des Projektes überarbeitete man auch das Prämiensystem neu, so dass in Zukunft jede/r engagierte Mitarbeiter/in die Möglichkeit zum Aufgabenbereichwechsel und Aufstieg hat und somit zusätzliche Prämien bekommen kann. Dies fördert nicht nur die Entwicklungsmöglichkeiten der MitarbeiterInnen, sondern durch die finanziellen Anreize und Karrierechancen auch die Mitarbeiterbindung.

• Wie schafft Inteco das Wachstum bezogen auf die Unternehmenskultur und finanziellen Ressourcen?
  
    Personalplanung

Inteco weiß ca. ein halbes Jahr vorher, ob ein Auftrag kommen wird. Die Aufträge befinden sich in einer Größenordnung von 4-30 Millionen. Somit kann Inteco den Personalbedarf planen und die dazugehörigen finanziellen Ressourcen besser einteilen. Was bleibt, ist ein Restrisiko, den Aufrag nicht zu bekommen, aber dieses Risiko ist im Verhältnis kleiner, als bei Auftragsstart keine personellen Resourcen und eine ungenügende Infrastruktur zu haben. Man kann die benötigten MitarbeiterInnen nicht erst bei Auftragsstart einstellen, da es erstens eine Vorlaufzeit für die Personalauswahl gibt, und zweitens die MitarbeiterInnen eingearbeitet und eingeschult werden müssen. Bei Auftragsstart müssen die MitarbeiterInnen bereits im Team integriert sein und vor allem auch in der Lage sein, Projekte durchzuführen. Dies kann nur im Zuge einer umfassenden Einschulung und Einarbeitung erfolgen, die Zeit braucht.

Rekruting von FacharbeiterInnen

Inteco rekrutiert die meisten FacharbeiterInnen von der FH oder Universität. Durch das Hochschulmarketing ist für jährlichen Nachwuchs gesorgt. Gründe für junge ArbeitnehmerInnen vor Ort entstehen durch den günstigen Einstiegspreis und den laufenden Nachwuchs. Es wurde zudem die Erfahrung gemacht, dass junge ArbeiternehmerInnen zum Beispiel aus Graz den Arbeitsplatz wechseln, sobald sie dort eine Anstellung bekommen. Daher ist auch die Fluktuation bei jungen ArbeitnehmerInnen sehr hoch. Dies ist der Grund, warum bevorzugt ortsansässige Personen aufgenommen werden. Auch die Belastung für junge ArbeitnehmerInnen ist sehr hoch, da sie relativ schnell ihre angefertigten Zeichnungen beim Kunden umsetzen müssen. Zusätzlich werden, vor allem für leitende Positionen, auch erfahrene Projektleiter in ganz Österreich gesucht. Hierbei ist die Gefahr der Abwanderung durch eine Arbeit vor Ort nicht gegeben, da die Projektleiter aufgrund ihrer Position ohnehin ständig unterwegs sind.

Klares Leitbild und klare Vision

Bei Inteco gibt es klare Verhaltens- und Kommunikationsregeln, die eingehalten werden müssen. Diese Regeln zu leben (von der Geschäftsführung bis zum einfachen Arbeiter) und zu kontrollieren ist die Basis für das Einhalten dieser Regeln. Schwierig wird es dann, wenn Unternehmen aufgekauft werden und diese Regeln übertragen werden sollen. Aufgrund der kulturellen Unterschiede ergibt sich einiges an Konfliktpotential. Deshalb ist es vor allem notwendig, eine klare Vision und Strategie, sowie klare Ziele zu kommunizieren und vor allem ganz klar zu definieren, welche Werte und Standards man übertragen will, und welche an die jeweiligen kulturellen Gegebenheiten angepasst werden können. Man kann in dieser Situation gegenseitig etwas lernen.

Wissen absichern

Das Unternehmen muss schnell lernen, d.h. dass die Erfahrungen an junge MitarbeiterInnen möglichst ohne Lehrlauf weitergegeben werden und dass die Informationen unkompliziert zu finden sein müssen. Die abgesicherten Erfahrungen müssen daher allen MitarbeiterInnen zugänglich gemacht werden. Bei Inteco wird daher pro Projekt eine vorgegebene Excelliste geführt, die als Projektdokumentation gilt. Nach dem Projekt gibt es ein Review (alle Schriftstücke werden gesammelt und verlinkt). Da die Liste schon vorgegeben ist, bedeutet es für die Projektleiter wenig Aufwand, diese Liste auch auszufüllen (es sei denn, man muss die Dokumentation mehrerer Projekte nachtragen). Zusätzlich wird ein regelmäßiger Projektstatusbericht gefordert.
Um die Dokumentation zu gewährleisten, müssen die MitarbeiterInnen den Sinn dieser Dokumentation erkennen können (Info nicht nur für Projektleiter, sondern auch für andere, die später auf dieses Wissen zugreifen müssen), aber auch regelmäßig und konsequent kontrolliert werden (Stichproben). Dabei sollte kein bürokratisches System aufgebaut werden – man sollte es auf die notwendigsten Formulare bzw. Informationen beschränken. Herwig Brauneis hat zum Beispiel bei Inteco die Anzahl der Formulare von 1500 auf 75 Formulare reduziert.

• Wie kann man die zusätzlichen Aufgaben in einem kleinen Betrieb realisieren?

Das ist oft nicht so einfach, da auf die Resourcen der MitarbeiterInnen Rücksicht genommen werden muss. Zumindest muss es eine/n zentrale/n AnsprechpartnerIn geben, welche/r die Koordination übernimmt und sich um die Umsetzung kümmert. Der/die KoordinatorIn übernimmt die Aufgabenverteilung, benötigt aber auf jeden Fall die Unterstützung der Geschäftsführung und Führungskräfte.
Wächst das Unternehmen sehr schnell und werden die Ressourcen sehr knapp, muss die Geschäftsführung eine strategische Entscheidung treffen und möglicherweise jemand für Organisations- und Personalentwicklung einstellen, der sich nur um die Weiterentwicklung des Unternehmens und der MitarbeiterInnen kümmert. Manchmal ist auch die Verschiebung der Prioritäten von Nöten, dabei muss man sich jedoch bewusst machen, dass wichtige Projektaufgaben in Bezug auf Unternehmensentwicklung und Personalentwicklung liegen bleiben. Daher muss ganz besonders darauf geachtet werden, dass diese nicht aus den Augen verloren werden. Dafür bedarf es, wie schon gesagt, eines/r KoordinatorIn, welche die Umsetzung vorantreibt.

• Sollte man in Anbetracht der Schwierigkeiten nicht langsamer wachsen?

Es würde schon einfacher sein, wenn Unternehmen langsamer wachsen würden – die Kultur könnte mitwachsen, die MitarbeiterInnen werden nicht ständig überlastet (Vorsicht auf das Burn out Syndrom), die Gefahr des Qualitätsverlustes würde vermindert, etc. wenn das Unternehmen auch Ruhephasen hat um sich zu finden. Jedoch ist es in der Praxis meistens anders – wenn man wächst, dann je nach Marktchancen. Das Nachdenken über die Probleme und Risiken findet meist erst dann statt, wenn etwas passiert. Zum Beispiel ist es oft der Fall, dass erst gehandelt wird, wenn der unmittelbare Bedarf wie zum Beispiel der Bedarf eines neuen Mitarbeiters vorhanden ist. Jetzt hat man aber das Problem, in kürzerster Zeit jemanden zu finden, einzuarbeiten und ein Projekt übertragen zu können.
Wichtig im Wachstum ist es, die Strategie nie aus den Augen zu verlieren! Man muss sich regelmäßig aus dem Tagesgeschäft zurückziehen und seine Strategien überprüfen – bei diesen Strategiemeetings sollte man sich unter keinen Umständen durch Telefonanrufe, kurze Zwischenfragen von aussen, etc. stören lassen.

• Mitarbeiterbindung

Die Ausbildung der MitarbeiterInnen kostet viel Geld und Zeit, daher ist es für Unternehmen unerlässlich, Maßnamen zur Mitarbeiterbindung zu treffen. Inteco hat unter anderem folgende Maßnahmen gewählt:

1. Inteco ermöglicht nicht nur flexible Arbeitszeiten, sondern bietet auch
2. eine abwechslungsreiche und den Fähigkeiten entsprechende Tätigkeit mit
3. Aufstiegschancen (Entwicklungsmöglichkeiten) und entsprechendem
4. Prämiensystem / Bonifikation. Zusätzlich bietet Inteco
5. soziale Zuwendungen wie Obst, Schitag, diverse Veranstaltungen, etc.

Wichtig für die Mitarbeiterbindung sind aber nicht nur o.a. Zuwendungen, sondern auch Maßnahmen zur positiven Einführung der MitarbeiterInnen ins Unternehmen (Mentor, Paten, Vorstellung des Unternehmens / MitarbeiterInnen, etc.) – Integration erfolgt durch Kommunikation!

• Prämiensystem als Konfliktpotential

Bei dem Prämiensystem der Fa. Inteco wirken sich nicht nur die Dienstjahre, sondern vor allem auch die Leistung auf die (mögliche) Prämie aus. Jeder, der sich engagiert und seinen Aufgabenbereich erweitern oder verändern möchte, hat die Chance auf eine Prämie – dies ist in einem Prämiensystem nachvollziehbar definiert und transparent gemacht worden. Jedoch ist jedes Prämiensystem der Gefahr von Konflikten ausgesetzt. Selbst wenn das System transparent und nachvollziehbar ist, so ist es trotzdem von den Entscheidungsträgern abhängig und somit ein Konfliktpotential, denn Entscheidungsträger sind Menschen! Wichtig zu erwähnen ist auch noch, dass ein Prämiensystem nicht von einem Unternehmen auf das andere Unternehmen übertragen werden kann!

• Mitarbeiterbefragung /-gespräch - Offenheit

Die Offenheit in einer Mitarbeiterbefragung hängt von der Unternehmensgröße und vor allem von der Unternehmenskultur ab. Wenn jedoch eine Befragung durchgeführt wird, so ist es notwendig, die Ergebnisse auch öffentlich zu machen und Maßnahmen abzuleiten. Auch oder gerade schlechte Ergebnisse können die Basis für eine konstruktive Veränderung zum Positiven hin sein.
Auch die Offenheit im Mitarbeitergespräch hängt vor allem von der Unternehmenskultur und dem Verhalten des Vorgesetzten ab. Diese Gespräche werden je nach Bedarf geführt, können unter Umständen mit einem Prämiensystem gekoppelt werden (Zielvereinbarungsprämie) und müssen vor allem losgelöst vom Tagesgeschäft geführt werden. In diesem Gespräch geht es nur um Ziele bzw. Zielerreichung, Entwicklung und Maßnahmenplanung zu den vorangegangenen Themen. Bei Inteco ist es zum Beispiel Herwig Brauneis, der jedes Jahr mindestens einmal mit jedem/r Mitarbeiter/in ein Mitarbeitergespräch führt – es liegt in der Verantwortung der Führungskräfte und der MitarbeiterInnen, ob der Bedarf nach einem Gespräch zwischen Führungskraft und MitarbeiterIn vorhanden ist, es sollte dennoch in regelmäßigen Zeitabständen ein Gespräch stattfinden, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden bzw. zu lösen.

• Wie hoch sind die Kosten für einen Berater/Trainer?

Die Kosten hängen sehr stark ab von der Aufgabenstellung der Beratung oder des Trainings (im Bereich der Organisations- und Personalentwicklung ab 1.200 Euro bis 2.500 pro Tag).